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会計システムで手数を増やさず管理会計をする

 管理会計は、制度会計とは異なります。ルールなどは特になく、会社の経営に役立てればよいとされます。良く行われるのが部門別の管理です。通常の会計だと特に部門を意識することなく仕訳などが行われます。部門別の管理をするとき、経費を部門ごとに分けることで管理が可能になります。人件費の仕訳をするときに、それまでは全社一括で起こしていたものを部署ごとに分ければ経費を部門ごとに分けられます。その他の経費も同じように行えば部門別の管理データが作成できます。これをみると、管理用のデータの作成にはより多くの情報が必要になることが分かります。分けていなかった仕訳を分けるならその分仕訳が多くなります。また、分けるときに得る情報も必要になります。業務の手間が増えては、情報がタイムリーに得られないかもしれません。

 かつての会計システムは、仕訳段階でより細かく分析できるようにと考えていました。もちろん細かくすれば細かくするほど後で分析しやすくなります。社員の給与の支払いも、全社員一括よりも部署ごとにした方がいいですし、さらに個人ごとに行った方が後で管理はしやすくなります。しかし細かくすればその分業務が増え、ミスなども発生しやすくなります。手数を増やさず、より細かい管理はできないかどうかです。そこで考えられるのは他のシステムと連携です。給与情報は給与管理システムで管理されています。ある月の給料の支払いは、経理部では一本の仕訳で起こされていても、給与管理システムでは個々の従業員ごとに管理されています。その合計が経理の給与額と一致しているはずです。この連携ができれば、わざわざ細かく仕訳をする必要はないでしょう。

 管理のために給与データを分けたいなら、仕訳データではなく給与管理システムのデータを使います。これによって、経理部の業務は増えず、ミスも増えません。同様のことは生産管理情報でも言えます。製品ごとに仕訳をすれば製品ごとのセグメント情報が得られますが、仕訳が多くなります。仕訳自体は全社分を一本で起票し、細かいデータは生産管理部門からもらいます。合計値は一致するでしょうから、つじつまは合います。後は連携をするための調整になるでしょう。会計における仕訳はシンプルな状態であるにも関わらず、分析データはより細かく行うことができるので、無駄をなくしながらも経営に役立つ情報を作成することができます。各部署のデータと連携させるときのルールさえきちんと決めておけば、部署間の問題も無くなるでしょう。

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